About The Role

Departamento de Propiedades

Este puesto ayuda a proporcionar y mantener instalaciones que ofrezcan a los miembros de la Iglesia lugares donde puedan adorar, enseñar, aprender, orar juntos, hacer y renovar convenios, y recibir ordenanzas sagradas. Cada instalación de la Iglesia que se construya y/o mantenga debe:

Proporcionar un entorno espiritual para la adoración de los miembros.
Proyectar una imagen de reverencia y dignidad dentro de la comunidad.

Esta posición asiste al Gerente de Instalaciones (Facilities Manager) para garantizar el mantenimiento oportuno de las instalaciones mediante el uso de procesos y estándares establecidos de mantenimiento, reparación y reemplazo, así como brindar apoyo administrativo al grupo de trabajo de Gestión de Instalaciones. Se trata de un puesto de apoyo de nivel senior como colaborador individual.

35-45%

Prepara solicitudes de compra.
Recibe facturas y las concilia con las órdenes de compra, asegurando su exactitud e integridad.
Garantiza el cumplimiento de los controles establecidos.
Supervisa los conceptos facturados para verificar que cuenten con las aprobaciones correspondientes según los procesos definidos.
Prepara cargas de pagos.
Elabora informes financieros.
Revisa estados de cuenta de tarjetas corporativas de compras.
Lleva el seguimiento de todos los materiales y servicios para asegurar que hayan sido recibidos o ejecutados.
Mantiene registros de pedidos pendientes.
Administra archivos de Finanzas y Recursos Humanos.
Cumple con requisitos e información relacionados con impuestos federales.
Bajo la dirección del Facilities Manager, mantiene comunicación frecuente con proveedores y contratistas.
Colabora en el establecimiento y registro de nuevos proveedores.
Puede preparar contratos y verificar documentación de seguros.

30-40%

Mantiene bases de datos informáticas, incluyendo:
CNA
Órdenes de Compra (Purchase Orders)
Órdenes de Trabajo (Work Orders)
Programas de Mantenimiento Preventivo
Registros de Empleados e Instalaciones

15-25%

Realiza tareas administrativas y secretariales, tales como:
Redacción de correspondencia e informes.
Elaboración de actas de reuniones cuando se le solicite.
Ingreso de datos en sistemas informáticos.
Administración y archivo de documentación.
Atención telefónica.
Gestión de correspondencia entrante y saliente.
Creación de órdenes de trabajo.
Procesamiento de solicitudes y órdenes de compra.
Participación en capacitaciones requeridas.

10-15%

Compila, genera y envía (por medios electrónicos o correo) diversos informes a la Oficina Central (HQ) o a líderes de estaca.

Gestiona las operaciones de oficina, incluyendo:
Funcionamiento de equipos.
Control de suministros.
Administración y archivo de documentación.
Gestión de mensajes telefónicos.
Otras tareas administrativas relacionadas.
Dos años de educación postsecundaria (posterior a la escuela secundaria).
Cinco años de experiencia administrativa/clerical diversa o experiencia equivalente que demuestre las siguientes competencias:

Conocimientos y habilidades requeridas

Dominio de herramientas informáticas, incluyendo Windows, aplicaciones de Microsoft Office y capacidad para aprender otros programas según sea necesario.
Habilidades de comunicación, incluyendo una atención telefónica profesional y una redacción empresarial efectiva.
Conocimientos básicos de contabilidad empresarial, incluyendo comprensión de facturas, órdenes de compra y contratos.
Habilidades organizativas, incluyendo archivo de documentación, programación, gestión del tiempo y establecimiento de prioridades.
Capacidad para comunicarse de manera efectiva y cortés con todo tipo de personas, incluidos líderes del sacerdocio, gerentes, compañeros de trabajo y proveedores.