Associate Administrative Services Coordinator

Fornece serviços administrativos dentro de um departamento, função ou área de processos designada. As atividades são principalmente transacionais e podem incluir serviços como suporte de escritório; preparação, arquivamento e envio de documentos; rastreamento de inventário e compras; manutenção de instalações; manutenção de equipamentos administrativos, acompanhamento e controle de processos do departamento (como trabalho faturado, controle de custos, etc.) e outras tarefas transacionais. Os funcionários de Serviços Administrativos podem trabalhar em um escritório ou equipe geral ou em uma área funcional específica ou local de campo.

• Familiariza-se com os processos e práticas de Serviços Administrativos dentro de uma função ou área de especialidade específica.
• Com orientação, realiza tarefas específicas relacionadas a alguns ou todos os seguintes itens: Apoio de escritório - aquisição de suprimentos, execução de tarefas transacionais relacionadas à segurança e liberação de funcionários, contratados e visitantes, abertura de chamados de serviço e participação em exercícios de planejamento de segurança e emergência.
• Administração de processos - preenchimento, verificação e envio de documentos em apoio às operações em andamento (como formulários fiscais, pedidos de compra, faturas, contratos com fornecedores, notas fiscais, contas de despesas etc.).
• Manutenção de instalações - apoio a construções, reformas, mudanças e atividades similares.
• Administração de escritório - lidar com correspondência recebida e enviada, realizar entrada de dados, organizar arquivos e recuperar documentos, apoiar reuniões e conferências (agendamento, arranjo de equipamentos de áudio/visual e outros), receber e direcionar visitantes, convidados, etc.
• Interage com membros da equipe designados, equipes aliadas, clientes e outros stakeholders para garantir comunicação e conclusão de tarefas de forma precisa e pontual. Garante a adesão às políticas e diretrizes da empresa e regulatórias estabelecidas. Executa outras tarefas conforme designado.

Qualificações Necessárias

• Boas habilidades de comunicação escrita e verbal;
• Ensino médio completo;
• Disponibilidade de atuação presencial/hibrida em Osasco/Jaguaré;
• Domínio em Excel;
• Atuações com serviços administrativos, chat e e-mail será imprescindível.